企管部流程梳理报告范文

(作者:朋217437时间:2019-12-02 22:09:18)

企管部流程梳理报告

2月份,企管部重点对内贸销售流程进行了全面的梳理,梳理过程中发现以下几方面流程问题:

一、销售部门汇总的问题:

1、常卖品项备货不足,经常出现缺货的情况;订货周期过长,油品缺货问题最突出。

2、业务员的产品知识有限,尤其是对重点推广的产品了解不够,导致重点产品的推广效果参差不齐;

3、调度组调到率低,有时会出现调货调不到,引起客户不满,整张订单都退掉的情况。

4、发货情况有所好转,但是仍有多方面原因造成发不出的情况。还有一些特殊的客户,指定发货的物流走车早,我们很难满足。

解决方法:

1、针对油品到货问题,采购计划部事前将到货情况通知客服部,客服部内部协调油品的合理分配,严禁因为内部协调混乱,造成占货、打退单等情况。企管部将此情况加入业务流程管理规定,发现一次对责任扣减积分1分处罚。

2、产品管理部产品经理根据自己负责的模块,对重点推广的产品进行有针对性的培训,如产品的卖点、售后政策、优势,以及对业务员的奖励政策等,不仅提高业务员的业务水平,而且可以提高业务员的销售积极性,对我司重点产品的推广起到良好的推动作用。

3、2月份,针对调度调货效率低的问题,企管部组织召开了一次临时会议。会议决定调度组在14点--16点调货高峰时段,合理安排车辆的提货情况,提高车辆的提货效率,分批次返回公司,减轻调货入库检验的压力。

4、储运部对有针对性的客户进行了统计与分类,对于个别指定物流的客户,而物流走车早的,由业务员与客户沟通,选择备选物流或次日早上发货的方式,解决这些特例。

二、工作流检查情况。

2月份,企管部对工作流的执行情况进行了2次全面的检查,与1月份的数据相比,无论从超时人数,还是超时的情况来看,都有了明显的改善,说明加大检查力度后是有效果的。通过检查发现的问题:

1、工作交接存在问题。

如遇员工临时休息或请假,工作交接出现问题,工作流无人管理。

2、工作流发起人对工作流的进行情况跟踪不到位,发起工作流后不跟踪工作流的执行情况,尤其是紧急工作流造成超时,降低工作效率。

解决方式:

1、部门内部必须安排好员工的请假问题,紧急工作与工作流必须交接给其他同事帮忙完成。

2、《制度手册》中有明确要求,工作流的发起人有责任跟踪工作流的进行情况,如下一节点的主办人出差、休班等不在公司,发起人必须在30分钟内电话通知该主办人处理。企管部下一步将对此种情况进行严格检查,如果发现此种问题,不仅超时环节的责任人受到处罚,工作流的发起人受到处罚。

具体跟踪路径:工作流模块--流程查询--我发起的。

三、工作流的新建与修改。

1、工作流的新建。

1)根据外贸散货发货的要求,与外贸客服部、外贸综合部、储运部沟通后,新建了《外贸散货发运申请单》并投入使用。此工作流的新建有利于外贸散货发运的管理,可以有效控制船期的确定时间,加快资金周转率,降低仓库的风险与压力。

2、工作流的修改。

1)车带原返退货工作流。

将原有第4步骤(应收会计会签)优化删除,将此工作流步骤精简为5步。

2)新增中泰商品档案申请单。

将原来第五步(产品经理审核并结束)提前至第二步  其他步骤顺延,加强产品经理对新增数据的把控,提高工作效率。

四、其它流程优化

流程名称

问题描述

问题归类

解决思路

盘亏盘盈申请单

1、工作流进行缓慢,需要两级领导审批;

2、财务部对盘亏盘盈问题监控不够,只是在系统中将数量改正;

3、盘亏盘盈后的原因落实缓慢;

流程问题

将盘亏盘盈流程整合入ERP系统中,重新制定流程。流程顺畅后,财务结合储运部加大抽盘力度。

油品到货分配流程

1、油品到货后,业务员占货情况严重,内部沟通不畅,开出销售单后又打退单,造成仓库人员的浪费;

2、销售内部分配不合理,造成占货情况严重;

流程问题

1、采购按照要求备货后,油品到货时间和数量提前通知销售;

2、销售部根据来货数量提前统一分配客户,相应业务员开据销售单,仓库点货;

外贸溢装退货流程

外贸溢装退货中,由供应商来我司自提退货的,由采购计划员要求供应商3日内提走。但是实际执行过程中发现,供应商无法在3日内将货物提走,不可控因素太多,采购计划员也无法推动,退货长时间堆放在仓库中,无人看管,存在隐患。

流程问题

流程更改为:采购计划员与供应商确定好提货日期后,计划员将采购退货单发给供应商。计划员将采购退货单从系统中转至储运部,供应商凭退货单到仓库与复核包装组交接提退货。

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